Đôi điều cần chú ý về thủ tục xin cấp phép

Bạn cần chú ý đặc biệt về thời hạn hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép, đừng đợi sát thời hạn cấp phép rồi mới nộp hồ sơ. Có nhiều phát sinh bạn sẽ không lường trước được, chẳng hạn phải chỉnh sửa một số nội dung trong giấy phép, phải xin thêm giấy phép con... hay như chương trình biểu diễn thời trang, bạn cần phải được duyệt phác thảo các trang phục ít nhất 30 ngày trước chương trình.

Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép đó là: Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép, Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng), giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép, hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình. Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền, Bản ghi lời bài hát (lyric) (xem thủ tục).Với chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó. Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương. Nếu sự kiện là một giải đấu thì cần phải có thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu,  Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện. Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.

Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Nếu không chú ý những điều này bạn sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần.

Cũng cần chú ý thời gian nhận lại giấy phép, phải tính trước các ngày nghỉ, cần phải loại trừ các ngày thứ 7, chủ nhật cũng như ngày lễ ra khỏi bảng tính, vì nếu ngày diễn ra Event rơi vào Chủ nhật chẳng hạn thì bạn sẽ không thể có kịp giấy phép để chạy chương trình. Ở một số quận như  1, 3 có một số vấn đề nhạy cảm, nhất là nếu bạn tổ chức ở những nơi trung tâm, nơi mang tính chính trị… nên bạn cần phải chú ý thời hạn cấp phép có thể kéo dài hơn ở những quận khác.

Xin cấp phép tại các địa phương

Nếu một sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, bạn chỉ cần xin giấy phép ở một tỉnh, và nộp Giấy phép của tỉnh đó cho địa phương nơi tổ chức để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức.

Chúng ta cần chú ý đặc biệt đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép con tại các tỉnh thành. Khi tổ chức các sự kiện như Festival, Gala… mang tầm vóc địa phương, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm công văn của UBND Tỉnh (thường bao gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, các kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, kế hoạch tài trợ nếu có…).

Mặc dù đã xin cấp phép rồi nhưng với những sự kiện có nguy cơ gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, bạn nên gởi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết. Tránh trường hợp như một Event diễn ra cách đây cũng đã lâu, vì lý do gây mất an ninh trật tự và lấn chiếm lòng lề đường, đã bị cơ quan chức năng tịch thu phương tiện tổ chức, phải hủy bỏ chương trình và đền hợp đồng cho khách hàng.

Bạn cũng không nên tuyệt đối tin vào lời hứa hẹn của các bên nào về việc xin dùm giấy phép, bảo lãnh chương trình... mà thực hiện các chương trình khi chưa có giấy phép trong tay. Đã từng có Event trị giá hàng tỷ đồng phải hủy bỏ và tháo dỡ vào giây phút cuối chỉ vì đơn vị tổ chức đánh liều tổ chức ở nơi nhạy cảm về mặt chính trị mà chưa có giấy phép đồng ý của cơ quan chức năng.

Tóm lai, đối mặt với những vấn đề pháp lý trong Event là đối mặt với những thủ tục, giấy tờ cùng với những luật định riêng của từng Sở ban ngành, từng địa phương... đòi hỏi bạn cần phải thận trọng và am hiểu để tránh những sự cố không hay xảy ra cho Event của mình.

ĐÀO DUY THIỆN BẢO

Thông tin tác giả  Anh Đào Duy Thiện Bảo - Giám đốc điều hành và Quan hệ khách hàng khu vực Đông Nam Á - Công ty tổ chức sự kiện FirstPlan Media, Giảng viên Học viện Quốc tế BMG